Enne tegevuse käivitumist tuleb ettepanekul läbida järgmine tee:

1. Kui projekti algatajad on koostöös kolleegidega teistest riikidest valmistanud ette projekti algvariandi, saadavad nad selle tutvumiseks COST rahvuslikule koordinaatorile või siis oma riigi tehnilise komitee liikmele.
2. COST asjaajamiskeelteks on inglise, prantsuse ja saksa keel, neist ühes peab ettepanek olema vormistama.
3. Tehniline komitee hindab projekti. Kui sellel tegevusalal tehniline komitee puudub, siis hindab ettepanekut uue projekti grupp (NAG).
4. Kui projekt on soodsa hinnangu saanud, valmistab Nõukogu COST sekretariaat ette vastastikuse mõistmise memorandumi (=MoU).
5. Kõrgemate Ametnike Nõukogu kiidab MoU heaks.
6. Peale seda saadetakse MoU edasi rahvuslikele koordinaatoritele allkirjastamiseks. MoU-le peab allkirja andma poole aasta jooksul vähemalt viis liikmesriiki.
7. Kui liikmesriik tahab uude projekti lülituda, peab ta kõigepealt nimetama projekti kontaktisiku, kelle ülesandeks on ette valmistada riigi poolne osalemine.
8. Projekti kontaktisik valmistab ette tehnilise memorandumi, kus ta põhjendab käivitatava projekti tähtsuse oma riigile ning näitab ära, mis vahenditest tuleb rahvuslik rahastamine.
9. Võttes aluseks tehnilise memorandumi, saadab rahvuslik koordinaator teate Välisministeeriumile, kes garanteerib, et riigi alaline esindaja EL juures kirjutab riigi poolse esindajana vastastikuse mõistmise memorandumile alla.

Iga COST liikmesriik võib ühineda algatatud projektidega kirjutades alla MoU-le, mis ongi projektide käivitamise juriidiline alus. Tegemist on sisuliselt nn dþentelmenide kokkuleppega, sest MoU puhul on tegemist eelkõige hea tahte avaldusega, mitte juriidiliselt siduva dokumendiga.

MoU koosneb kolmest osast: a) Projekti iseloomustus ning tema administratiivsed aspektid; b) tehniline lisa, mis hõlmab detailse teaduslike eesmärkide kirjelduse; c) COST projekti täitmise üldised reeglid ja protseduurid (General Rules and Procedures for Implementing COST Action).